Exchange Publc Folder (공용폴더) 사이즈 이슈

Exchange 공용폴더를 통하여 회사 및 팀, 개인의 메일을 공유할 수 있습니다.

다만 많은 메일 or 게시물을 이용할 경우 공용폴더에 대한 용량도 무시할 수 없게 됩니다.

이런 경우에 EV 아카이빙 기능 중 공용폴더 아카이빙 기능을 이용하면 용량 문제에 대한

고민을 해결할 수 있습니다.

또한 Exchange 서버에 공용폴더 사이즈가 실제로 삭제되어 Exchange 서버의 성능 효율 또한

올릴 수 있는 방법이기도 합니다.

 

Symantec EV(EnterPriseVault) 를 통한 공용폴더 아카이빙 정책

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정책 구성 예

Young Item : 1일이 지나지 않은 메일은 아카이빙 하지 않음

Large Item : 공용폴더 게시물 사이즈가 1M 이상일 경우 아카이빙

All items older than : 공용폴더 게시물이 2일 이상 지나면 아카이빙

실제 Exchange 공용폴더 적용 예

  1. OWA 화면

아래와 같이 OWA 를 통해서 공용폴더 메일 및 게시물이 아카이브 된것을 확인할 수 있습니다.

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  2. Outlook 화면

OWA 와 마찬가지로 Outlook 에서도 공용폴더에 생성된 메일 및 게시물에 대해 아카이브 된것을 확인 할 수 있습니다.

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메일 아카이브의 필요성

메일서버를 운영하게 되면 메일데이터의 증가로 메일데이터의 관리가 어려워지게 됩니다.

메일서버의 스토리지는 한정적인데 반하여 메일 사이즈는 점점 커지고 있으며, 이에 따라

사용자의 메일사서함의 크기도 점점 커지게 되며, 이에 따라 메일서버의 데이터도 관리가 어려워질 수 있습니다.

이때 메일 사서함의 크기 및 메일서버의 메일데이터를 효율적으로 관리 할 수 있도록 보완가능한 솔루션이

아카이브 솔루션입니다. 아카이브 솔루션은 국내외 여러제품들이 안내되고 있지만,

많은 레퍼런스와 오랫동안 Exchange 의 업그레이드와 함께 개발되어진 시만텍 Enterprise Vault 가 시장에 널리

사용되고 있습니다.

아래 그림을 보면 Exchange 가 초기 출시된 1996년 이후 시만텍의 아카이브 솔루션 역시 1998년 이후

현재까지 Exchange 버전 및 업데이트에 맞추어 고객사 환경에 맞도록 지원하고 있습니다.

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또한 외국 솔루션 벤치마크 회사인 가트너에서도 매년 가장 높은 점수를 획득하며, 안정적인 솔루션으로

자리 잡고 있습니다.

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메일 아카이브란?

메일 아카이브란? 메일서버에 저장된 오래된 메일을 아카이브 서버로 이동하여 메일 서버 용량의 효율성을

높일 수 있습니다. 또한 메일서버의 개별 사용자 메일 사서함도 용량 확보가 가능해지기 때문에 사용자 기준에서도

기존 보다 많은 메일을 받을 수 있는 장점을 가지게 됩니다.

메일 아카이브의 장점을 정리하면 아래와 같습니다.

  1. 메일 서버 스토리지 절감
  2. 백업 및 복구 시간 절감
  3. 메일 쿼터 문제 해결

 

고객사 사례

실제 Exchange 사용 고객 중 메일데이터(EDB)가 커지게 되어 백업 및 복구에 대한 어려움을 문의했으며

이에 메일데이터를 감소할 수 있는 시만텍 Enterprise Vault 를 진행한 사례를 간단하게 소개 합니다.

환경

Exchange 2010 메일 유저 약 570명

총 메일 데이터 사이즈 : 1,150,591MB

 

아카이브 적용 정책

Exchange 메일 유저 570명 전체 대상을 메일 아카이브 대상자로 지정

최근 1달 메일은 Exchange 서버에 유지하도록 구성하며,

이보다 오래된 메일은 아카이브 서버로 이동하도록 구성하도록 정책 적용

 

아카이브 정책 적용 결과

아카이브 적용 전 Exchange EDB 사이즈

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아카이브 적용 후 Exchange EDB 사이즈

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아카이브 적용 후 메일데이터 감소 결과 레포트

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마무리

위와 같이 총 1,15T 이상을 사용하는 고객사에서 시만텍 Enterprise Vault 아카이브 솔루션을 도입 후

메일 데이터 감소효과는 약 71% 로 확인되었습니다.

기존의 1,15T 를 백업 받았던 시간보다 아카이브 적용 후는 백업 받을 데이터가 325G 로

백업 시간이 약1/4로 단축되는 효과를 바로 확인이 가능하며, 사용자 역시 기존의

메일쿼터의 제한을 아카이브 정책을 통해 좀 더 유연하게 메일 사서함 관리가 가능하게 됩니다.

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Symantec Enterprise Vault 아카이브 솔루션을 통한 중복제거 적용 데이터

실제 E 고객사에 symantec Enterprise Vault 를 도입하여 중복제거 적용

EV 아카이브 적용 전후 Exchange 메일 DB 용량 비교 (단위 Gigabyte)

 

아카이브 적용 이전

아카이브 적용 후

감소데이터

감소율

Exchange 메일 EDB 용량

1,150,591

325,198

825,393

약71%

EV 아카이브 적용 전후 Exchange 메일 DB 용량 비교그래프

실제 Exchange EDB 용량 체크

아카이브 적용 전 Exchange EDB 사이즈

아카이브 적용 후 Exchange EDB 사이즈

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Symantec Enterprise Vault 소개 및 장점

Archive 기능 안내

1. Journal Archiving

a. Exchange 서버에서 주고 받는 모든 email을 캡쳐하여 특정 저널 메일박스에 저장하고

이를 아카이빙 하는 방법

b. 컴플라이언스, 법률적 혹은 감사 목적으로 사용됨.

개인 사용자들은 전혀 모름

c. 저널 아카이브에는 특정 권한을 갖는 사용자만 액세스 가능

2. Mailbox Archiving

a. E-mail들에 대해서 특정 날짜(지정날짜)혹은 사이즈등의 다양한 정책을

적용하여 의해 개인 사용자의 메일 박스 크기를 줄여 주는데 목적

b. Exchange 백업/복구 시간 절감

c. 개인 사용자가 직접 자신의 아카이빙 데이터를 액세스(Outlook,OWA 사용)

Archive 대상 (Exchange, Domino, Sharepoint, FileServer, Lync 등)

Symantec Enterprise Vault 시장평가 보고서

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Symantec Enterprise Vault 를 통하여 메일이 아닌 파일에 대해 아카이브 구성이 가능합니다.

(기존 시만텍 메일 아카이브 기능을 사용중이라면 간단한 추가 옵션으로 구성이 가능합니다.)

시만텍 아카이브 기본 구성도

시만텍 파일 아카이브의 장점은 다음과 같습니다.

  1. 대량의 파일 저장소의 백업 관리 용이

원본 서버에는 파일 링크파일만 존재하며 사용자 요청 시

아카이브 서버에서 데이터를 원복하여 데이터를 보여주게 됩니다.

<아래는 원본데이터 형식>

<아카이브 된 링크 데이터 형식>

아카이브 된 데이터는 X 표시로 링크파일만 존재하며 사용자 요청 시

Waterwall PPT 파일처럼 원본파일로 자동 복원 후 사용자에게 보여 주게 됩니다.

(파일아카이브 서비스 일정에 따라 원복된 파일도 조건에 따라 다시 링크 파일로 변환되게 됩니다.)

<원본 데이터 사이즈는 12.8M 이지만 아카이브 후 링크 파일은 4.00KB 로 줄어든 것을 확인 할 수 있습니다>

  1. 중복제거 기능으로 아카이브 서버에도 원본데이터의 절감효과

원본 파일 저장소에 모든 데이터가 그대로 아카이브 저장되면 이 역시 백업관리가 어려워집니다.

이때 중복제거 및 압축 기능을 통해 아카이브 저장소를 크게 절감이 가능합니다.

Symantec Enterprise Vault 아카이브 기능 중 중복제거 및 압축 기능에 대한 옵션

  1. 아카이브 정책을 통하여 파일 서버의 성능 향상 도모

많이 사용되는 파일들은 파일서버에 두고

사용되지 않는 파일들에 대해 아카이브 저장을 하게 되면 스토리지 절감 및 이에 대한

성능 향상을 도모할 수 있습니다.

<파일 아카이브 정책 옵션>

  1. Google 검색 엔진을 통한 아카이브 데이터에 대한 검색 강화 옵션

시만텍은 아카이브 데이터에 대해 자체 인덱스정보를 가지며,

인덱스데이터를 구글 검색 엔진을 통하여 자세하고 빠른 검색 이용이 가능합니다.

(검색 시 제목, 본문, 첨부파일이름, 첨부파일 내용(지원되는 파일형식존재)까지도 빠르게 검색 가능합니다.)

기타

마지막으로 아카이브 제품으로 시만텍 제품이 전세계는 물론 국내에도 가장 많은 고객사를 보유하며

신제품에 대한 가장빠른 제품 업데이트를 지원합니다.

시만텍 아카이브 시장 평가 위치 (2012, 가트너)

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Exchange 2007 --> Exchange 2010 으로 마이그레이션 진행 경우

EV 사용자 및 데이터에서 필요한 사항

EV 서버에서 Exchange 2010 서버를 추가하여

기존 EV 사용자들이 Exchange 2010 으로 이동되더라도 아카이브가 되도록 하기 위한 작업

이때 기존과 동일하게 Exchange 2010 에 접근하기 위한 Systemmailbox 계정이 필요합니다.

(아래 샘플은 Exchange 2007, 2010 이 EV 서버에 등록된 화면입니다.)

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위 작업에서 정상 등록이 되었다면 Task Service 가 정상 작동함을 알 수 있습니다.

(혹시 신규 Exchange 2010 서버의 권한 문제로 서비스가 Fail 되는 경우가 있습니다.

이럴 경우 EV Exchange 권한 스크립트를 이용하여 권한 할당을 해주면 됩니다.)

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실제 Exchange 사용자를 넘기는 작업 예를 진행하여 실제 EV 데이터 정상 연결이 되는지 테스트

Exchange 2010 에서 evtest2 사용자를 Exchange 2007 에서 Exchange 2010 으로 이동합니다.

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Exchange 2010 OWA 에서 Exchange 2007 에서 이동된 evtest2 사용자로 로그인하여

기존 EV 데이터 접근 및 신규 아카이브 테스트를 아래와 같이 체크합니다.

  1. OWA 접속하여 Exchange 2007 에서 저장된 EV 데이터 접근 테스트

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정상 원본 데이터 연결 체크 완료

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  1. Exchange 2010 에 등록된 evtest2 사용자를 통하여 아카이브 테스트

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아래와 같이 정상 아카이브가 완료 된것을 확인 할 수 있음

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검색을 통해서도 정상 아카이브된 메일을 확인 할 수 있음

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Exchange Publc Folder (공용폴더) 사이즈 이슈

Exchange 공용폴더를 통하여 회사 및 팀, 개인의 메일을 공유할 수 있습니다.

다만 많은 메일 or 게시물을 이용할 경우 공용폴더에 대한 용량도 무시할 수 없게 됩니다.

이런 경우에 EV 아카이빙 기능 중 공용폴더 아카이빙 기능을 이용하면 용량 문제에 대한

고민을 해결할 수 있습니다.

또한 Exchange 서버에 공용폴더 사이즈가 실제로 삭제되어 Exchange 서버의 성능 효율 또한

올릴 수 있는 방법이기도 합니다.

Symantec EV(EnterPriseVault) 를 통한 공용폴더 아카이빙 정책

clip_image001

정책 구성 예

  1. Young Item : 1일이 지나지 않은 메일은 아카이빙 하지 않음
  1. Large Item : 공용폴더 게시물 사이즈가 1M 이상일 경우 아카이빙
  1. All items older than : 공용폴더 게시물이 2일 이상 지나면 아카이빙

실제 Exchange 공용폴더 적용 예

  1. OWA 화면

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  1. Outlook 화면

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목적

특정 계정(대표 계정)의 메일 보관(삭제 불가능 옵션 가능)및

여러 사용자들이 메일을 검색 할 수 있는 기능 필요

구현

Symantec EV(Enterprise Vault)를 통한 메일 아카이브를 통하여 메일을 보관하고

아카이브된 메일을 필요한 유저들에게 공유

공유된 아카이브 메일은 OWA, Outlook 을 통하여 검색 및 뷰 가능

데모 시스템 구축

필요한 계정 생성

Evadmin

Evsystem1

Evowa

Evowa2

Evtest1

Evtest2

  • EV 서버 구축

IP : XXX.XXX.XXX.XXX

  • Exchange CAS 1ea 서버에 EV OWA 확장팩 설치

IP : 192.168.100.13

데모

Exchange CAS 서버 http://XXX.XXX.XXX.XXX/owa 로 접속

EV 활성화 계정 evtest1  으로 연결

  • OWA(evtest1) 접속 후 기본 화면

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  • 아카이브 탐색기

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(아카이브 탐색기는 사용자 Exchange 폴더 구조 기반으로 아카이브 된 메일을 보여줍니다.)

  • 아카이브 검색

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(아카이브 검색은 사용자의 모든 아카이브 메일 대상으로 검색을 할 수 있는 옵션입니다.

검색 시 메일제목, 본문, 첨부파일이름, 첨부파일 내용 검색까지 가능합니다. )

  • 아카이브 메일 공유

EV 솔루션 관리 콘솔에서 아카이브 메일 공유 기능 지원

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(위와 같이 evtest1, evtest2 계정의 아카이브 메일을 모두 검색 할 수 있음)

  • PST Import, Export 기능 지원

PST 파일로 보관하고 있는 메일데이터를 EV 서버에

바로 업로드하여 여러 사용자들이 Outlook, OWA 아카이브 메뉴를 통하여 공유 가능 합니다.

<PST Import 예시>

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<PST Export 예시>

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Posted by 엠플 (주)엠플