Exchange Publc Folder (공용폴더) 사이즈 이슈

Exchange 공용폴더를 통하여 회사 및 팀, 개인의 메일을 공유할 수 있습니다.

다만 많은 메일 or 게시물을 이용할 경우 공용폴더에 대한 용량도 무시할 수 없게 됩니다.

이런 경우에 EV 아카이빙 기능 중 공용폴더 아카이빙 기능을 이용하면 용량 문제에 대한

고민을 해결할 수 있습니다.

또한 Exchange 서버에 공용폴더 사이즈가 실제로 삭제되어 Exchange 서버의 성능 효율 또한

올릴 수 있는 방법이기도 합니다.

 

Symantec EV(EnterPriseVault) 를 통한 공용폴더 아카이빙 정책

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정책 구성 예

Young Item : 1일이 지나지 않은 메일은 아카이빙 하지 않음

Large Item : 공용폴더 게시물 사이즈가 1M 이상일 경우 아카이빙

All items older than : 공용폴더 게시물이 2일 이상 지나면 아카이빙

실제 Exchange 공용폴더 적용 예

  1. OWA 화면

아래와 같이 OWA 를 통해서 공용폴더 메일 및 게시물이 아카이브 된것을 확인할 수 있습니다.

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  2. Outlook 화면

OWA 와 마찬가지로 Outlook 에서도 공용폴더에 생성된 메일 및 게시물에 대해 아카이브 된것을 확인 할 수 있습니다.

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메일 아카이브의 필요성

메일서버를 운영하게 되면 메일데이터의 증가로 메일데이터의 관리가 어려워지게 됩니다.

메일서버의 스토리지는 한정적인데 반하여 메일 사이즈는 점점 커지고 있으며, 이에 따라

사용자의 메일사서함의 크기도 점점 커지게 되며, 이에 따라 메일서버의 데이터도 관리가 어려워질 수 있습니다.

이때 메일 사서함의 크기 및 메일서버의 메일데이터를 효율적으로 관리 할 수 있도록 보완가능한 솔루션이

아카이브 솔루션입니다. 아카이브 솔루션은 국내외 여러제품들이 안내되고 있지만,

많은 레퍼런스와 오랫동안 Exchange 의 업그레이드와 함께 개발되어진 시만텍 Enterprise Vault 가 시장에 널리

사용되고 있습니다.

아래 그림을 보면 Exchange 가 초기 출시된 1996년 이후 시만텍의 아카이브 솔루션 역시 1998년 이후

현재까지 Exchange 버전 및 업데이트에 맞추어 고객사 환경에 맞도록 지원하고 있습니다.

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또한 외국 솔루션 벤치마크 회사인 가트너에서도 매년 가장 높은 점수를 획득하며, 안정적인 솔루션으로

자리 잡고 있습니다.

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메일 아카이브란?

메일 아카이브란? 메일서버에 저장된 오래된 메일을 아카이브 서버로 이동하여 메일 서버 용량의 효율성을

높일 수 있습니다. 또한 메일서버의 개별 사용자 메일 사서함도 용량 확보가 가능해지기 때문에 사용자 기준에서도

기존 보다 많은 메일을 받을 수 있는 장점을 가지게 됩니다.

메일 아카이브의 장점을 정리하면 아래와 같습니다.

  1. 메일 서버 스토리지 절감
  2. 백업 및 복구 시간 절감
  3. 메일 쿼터 문제 해결

 

고객사 사례

실제 Exchange 사용 고객 중 메일데이터(EDB)가 커지게 되어 백업 및 복구에 대한 어려움을 문의했으며

이에 메일데이터를 감소할 수 있는 시만텍 Enterprise Vault 를 진행한 사례를 간단하게 소개 합니다.

환경

Exchange 2010 메일 유저 약 570명

총 메일 데이터 사이즈 : 1,150,591MB

 

아카이브 적용 정책

Exchange 메일 유저 570명 전체 대상을 메일 아카이브 대상자로 지정

최근 1달 메일은 Exchange 서버에 유지하도록 구성하며,

이보다 오래된 메일은 아카이브 서버로 이동하도록 구성하도록 정책 적용

 

아카이브 정책 적용 결과

아카이브 적용 전 Exchange EDB 사이즈

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아카이브 적용 후 Exchange EDB 사이즈

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아카이브 적용 후 메일데이터 감소 결과 레포트

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마무리

위와 같이 총 1,15T 이상을 사용하는 고객사에서 시만텍 Enterprise Vault 아카이브 솔루션을 도입 후

메일 데이터 감소효과는 약 71% 로 확인되었습니다.

기존의 1,15T 를 백업 받았던 시간보다 아카이브 적용 후는 백업 받을 데이터가 325G 로

백업 시간이 약1/4로 단축되는 효과를 바로 확인이 가능하며, 사용자 역시 기존의

메일쿼터의 제한을 아카이브 정책을 통해 좀 더 유연하게 메일 사서함 관리가 가능하게 됩니다.

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Symantec Enterprise Vault 아카이브 솔루션을 통한 중복제거 적용 데이터

실제 E 고객사에 symantec Enterprise Vault 를 도입하여 중복제거 적용

EV 아카이브 적용 전후 Exchange 메일 DB 용량 비교 (단위 Gigabyte)

 

아카이브 적용 이전

아카이브 적용 후

감소데이터

감소율

Exchange 메일 EDB 용량

1,150,591

325,198

825,393

약71%

EV 아카이브 적용 전후 Exchange 메일 DB 용량 비교그래프

실제 Exchange EDB 용량 체크

아카이브 적용 전 Exchange EDB 사이즈

아카이브 적용 후 Exchange EDB 사이즈

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Symantec Enterprise Vault 소개 및 장점

Archive 기능 안내

1. Journal Archiving

a. Exchange 서버에서 주고 받는 모든 email을 캡쳐하여 특정 저널 메일박스에 저장하고

이를 아카이빙 하는 방법

b. 컴플라이언스, 법률적 혹은 감사 목적으로 사용됨.

개인 사용자들은 전혀 모름

c. 저널 아카이브에는 특정 권한을 갖는 사용자만 액세스 가능

2. Mailbox Archiving

a. E-mail들에 대해서 특정 날짜(지정날짜)혹은 사이즈등의 다양한 정책을

적용하여 의해 개인 사용자의 메일 박스 크기를 줄여 주는데 목적

b. Exchange 백업/복구 시간 절감

c. 개인 사용자가 직접 자신의 아카이빙 데이터를 액세스(Outlook,OWA 사용)

Archive 대상 (Exchange, Domino, Sharepoint, FileServer, Lync 등)

Symantec Enterprise Vault 시장평가 보고서

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Symantec Enterprise Vault 를 통하여 메일이 아닌 파일에 대해 아카이브 구성이 가능합니다.

(기존 시만텍 메일 아카이브 기능을 사용중이라면 간단한 추가 옵션으로 구성이 가능합니다.)

시만텍 아카이브 기본 구성도

시만텍 파일 아카이브의 장점은 다음과 같습니다.

  1. 대량의 파일 저장소의 백업 관리 용이

원본 서버에는 파일 링크파일만 존재하며 사용자 요청 시

아카이브 서버에서 데이터를 원복하여 데이터를 보여주게 됩니다.

<아래는 원본데이터 형식>

<아카이브 된 링크 데이터 형식>

아카이브 된 데이터는 X 표시로 링크파일만 존재하며 사용자 요청 시

Waterwall PPT 파일처럼 원본파일로 자동 복원 후 사용자에게 보여 주게 됩니다.

(파일아카이브 서비스 일정에 따라 원복된 파일도 조건에 따라 다시 링크 파일로 변환되게 됩니다.)

<원본 데이터 사이즈는 12.8M 이지만 아카이브 후 링크 파일은 4.00KB 로 줄어든 것을 확인 할 수 있습니다>

  1. 중복제거 기능으로 아카이브 서버에도 원본데이터의 절감효과

원본 파일 저장소에 모든 데이터가 그대로 아카이브 저장되면 이 역시 백업관리가 어려워집니다.

이때 중복제거 및 압축 기능을 통해 아카이브 저장소를 크게 절감이 가능합니다.

Symantec Enterprise Vault 아카이브 기능 중 중복제거 및 압축 기능에 대한 옵션

  1. 아카이브 정책을 통하여 파일 서버의 성능 향상 도모

많이 사용되는 파일들은 파일서버에 두고

사용되지 않는 파일들에 대해 아카이브 저장을 하게 되면 스토리지 절감 및 이에 대한

성능 향상을 도모할 수 있습니다.

<파일 아카이브 정책 옵션>

  1. Google 검색 엔진을 통한 아카이브 데이터에 대한 검색 강화 옵션

시만텍은 아카이브 데이터에 대해 자체 인덱스정보를 가지며,

인덱스데이터를 구글 검색 엔진을 통하여 자세하고 빠른 검색 이용이 가능합니다.

(검색 시 제목, 본문, 첨부파일이름, 첨부파일 내용(지원되는 파일형식존재)까지도 빠르게 검색 가능합니다.)

기타

마지막으로 아카이브 제품으로 시만텍 제품이 전세계는 물론 국내에도 가장 많은 고객사를 보유하며

신제품에 대한 가장빠른 제품 업데이트를 지원합니다.

시만텍 아카이브 시장 평가 위치 (2012, 가트너)

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Exchange 2007 --> Exchange 2010 으로 마이그레이션 진행 경우

EV 사용자 및 데이터에서 필요한 사항

EV 서버에서 Exchange 2010 서버를 추가하여

기존 EV 사용자들이 Exchange 2010 으로 이동되더라도 아카이브가 되도록 하기 위한 작업

이때 기존과 동일하게 Exchange 2010 에 접근하기 위한 Systemmailbox 계정이 필요합니다.

(아래 샘플은 Exchange 2007, 2010 이 EV 서버에 등록된 화면입니다.)

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위 작업에서 정상 등록이 되었다면 Task Service 가 정상 작동함을 알 수 있습니다.

(혹시 신규 Exchange 2010 서버의 권한 문제로 서비스가 Fail 되는 경우가 있습니다.

이럴 경우 EV Exchange 권한 스크립트를 이용하여 권한 할당을 해주면 됩니다.)

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실제 Exchange 사용자를 넘기는 작업 예를 진행하여 실제 EV 데이터 정상 연결이 되는지 테스트

Exchange 2010 에서 evtest2 사용자를 Exchange 2007 에서 Exchange 2010 으로 이동합니다.

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Exchange 2010 OWA 에서 Exchange 2007 에서 이동된 evtest2 사용자로 로그인하여

기존 EV 데이터 접근 및 신규 아카이브 테스트를 아래와 같이 체크합니다.

  1. OWA 접속하여 Exchange 2007 에서 저장된 EV 데이터 접근 테스트

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정상 원본 데이터 연결 체크 완료

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  1. Exchange 2010 에 등록된 evtest2 사용자를 통하여 아카이브 테스트

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아래와 같이 정상 아카이브가 완료 된것을 확인 할 수 있음

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검색을 통해서도 정상 아카이브된 메일을 확인 할 수 있음

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목적

특정 계정(대표 계정)의 메일 보관(삭제 불가능 옵션 가능)및

여러 사용자들이 메일을 검색 할 수 있는 기능 필요

구현

Symantec EV(Enterprise Vault)를 통한 메일 아카이브를 통하여 메일을 보관하고

아카이브된 메일을 필요한 유저들에게 공유

공유된 아카이브 메일은 OWA, Outlook 을 통하여 검색 및 뷰 가능

데모 시스템 구축

필요한 계정 생성

Evadmin

Evsystem1

Evowa

Evowa2

Evtest1

Evtest2

  • EV 서버 구축

IP : XXX.XXX.XXX.XXX

  • Exchange CAS 1ea 서버에 EV OWA 확장팩 설치

IP : 192.168.100.13

데모

Exchange CAS 서버 http://XXX.XXX.XXX.XXX/owa 로 접속

EV 활성화 계정 evtest1  으로 연결

  • OWA(evtest1) 접속 후 기본 화면

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  • 아카이브 탐색기

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(아카이브 탐색기는 사용자 Exchange 폴더 구조 기반으로 아카이브 된 메일을 보여줍니다.)

  • 아카이브 검색

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(아카이브 검색은 사용자의 모든 아카이브 메일 대상으로 검색을 할 수 있는 옵션입니다.

검색 시 메일제목, 본문, 첨부파일이름, 첨부파일 내용 검색까지 가능합니다. )

  • 아카이브 메일 공유

EV 솔루션 관리 콘솔에서 아카이브 메일 공유 기능 지원

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(위와 같이 evtest1, evtest2 계정의 아카이브 메일을 모두 검색 할 수 있음)

  • PST Import, Export 기능 지원

PST 파일로 보관하고 있는 메일데이터를 EV 서버에

바로 업로드하여 여러 사용자들이 Outlook, OWA 아카이브 메뉴를 통하여 공유 가능 합니다.

<PST Import 예시>

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<PST Export 예시>

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소셜 미디어 아카이빙까지 지원한다!

시만텍, ‘엔터프라이즈 볼트 10’ 발표

 

 ※자동 데이터 분류 서비스, 소셜 미디어 메시지 아카이빙 통해 효과적인 데이터 보존 e디스커버리 지원

 

시만텍은 자동 데이터 분류는 물론 소셜 미디어 아카이빙까지 지원하는 이메일 컨텐츠 아카이빙 솔루션엔터프라이즈 볼트 10(Enterprise Vault 10)’ 새롭게 발표했습니다.

 

시만텍엔터프라이즈 볼트 10’ 데이터 유출방지(DLP) 기술을 바탕으로 마이크로소프트 익스체인지의 이메일 컨텐츠와 메타 데이터를 자동으로 분류하고 데이터 아카이빙 보존 정책을 적절하게 할당한다. 또한 컴플라이언스 준수 e디스커버리(디지털 증거개시) 위한 소셜 미디어 메시지 아카이빙 기능도 새롭게 제공한다.

 

자동 데이터 분류 서비스 제공

기업들은 준수해야 각종 법률 규제에 따라 기업 정보 자산에 대한 보관 정책을 결정해야 한다. ‘엔터프라이즈 볼트 10’ 시만텍 DLP’ 기술을 이용해 이메일을 자동 분류하고, 적절한 아카이빙 보존 정책을 할당해준다.  e디스커버리를 위해 데이터를 신속히 검색 검토할 있도록 필터 기능도 제공한다.

 

시만텍 DLP’ 설치한 고객들은 데이터 분류 정책을 공유함으로써 자동 정보 분류 과정을 보다 간소화할 있다. 시만텍 암호화 기술과 연동시켜 정보를 암호화하고, 이를 효과적으로 분류, 저장, 검색할 수도 있다.

 

소셜 미디어 아카이빙 지원

금융산업규제기구(Financial Industry Regulatory Authority) 10-06 수정안의 관리감독 요건과 같은 업계의 규제나 불시의 e디스커버리 요청에 대응하기 위해서는 블로그나 페이스북, 트위터 기업의 소셜 미디어 플랫폼에 올라온 글들도 기업 커뮤니케이션 정보로 취급해 반드시 보존해야 한다.

 

실제 최근 시만텍이 실시한 ‘2011 소셜 미디어 보안 실태 조사 따르면, 지난해 기업들은 직원들이 소셜 미디어를 통해 지나치게 많은 정보를 공개적으로 공유하거나 기밀 정보를 유출하는 등의 소셜 미디어 문제를 평균 9 경험했으며, 응답 기업 94% 기업의 명예 실추, 고객 신뢰 하락, 데이터 손실, 매출 감소 등의 피해를 입은 것으로 나타났다. 또한 응답 기업 82% 소셜 미디어를 통해 전송되는 민감한 기업 정보를 수집, 보존 검색하기 위해 아카이빙 솔루션 도입을 검토하고 있지만 실제 솔루션을 도입한 기업은 25% 미만으로 나타났다.

 

시장조사기관 가트너에 따르면 2013 말까지 모든 기업의 50% 전자증거개시를 위해 소셜 미디어 상의 정보제공을 요청받게 전망이다. 따라서 기업들은 직원들이 업무목적으로 소셜 미디어를 사용하는 것을 허용하고, 페이스북, 트위터, 링크인(LinkedIn), 쉐어포인트 블로그의 특정 컨텐츠를 보관 검색할 있도록 아카이빙 소프트웨어 도입을 적극 검토할 필요가 있다.

 

시만텍의 경우 현재 액티언스(Actiance), 커먼데스크(CommonDesk), 글로바넷(Globanet), 한조(Hanzo), 소셜웨어(Socialware)와의 제휴를 통해 규제준수, e디스커버리, 기업 거버넌스 목적의 소셜 미디어 메시지를 자동으로 아카이빙하고 있다. 이를 통해 기업들은 소셜 미디어 사용을 제한 또는 금지하지 않고도 소셜 미디어 메시지에 대한 요구조건을 준수할 있다.

 

클리어웰의 e디스커버리 플랫폼 제공

시만텍은 e디스커버리 솔루션 시장의 선두기업인클리어웰 시스템즈(Clearwell Systems)’ 인수를 통해 업계 선도적인 이메일 컨텐츠 아카이빙 솔루션엔터프라이즈 볼트 e디스커버리 기능을 한층 강화했다.

 

향후 소송에 필요한 정보를 수집, 분류하고, 관련 정보를 빠르고 쉽게 검색할 있도록 지원하는엔터프라이즈 볼트 클리어웰의 e디스커버리 플랫폼을 결합함으로써 시만텍은 급성장하고 있는 e디스커버리 분야에서 새로운 비즈니스 기회를 발굴하고 시장 선도 기업으로서의 입지를 더욱 확고히 해나갈 계획이다.

 

시만텍코리아 기술사업 본부장 CTO 조원영 전무는이메일, 인스턴트 메시지, 각종 문서 스프레드 시트 등의 비정형 데이터는 물론 소셜 미디어를 통해 노출되는 기업 정보에 대한 보호 보존이 갈수록 중요해지고 있다, “기업 고객들은 시만텍엔터프라이즈 볼트 10’ 향상된 성능과 아카이빙 규모를 통해 방대한 데이터를 효과적으로 저장하고 e디스커버리 요구를 충족할 있을 이라고 강조했다.

 

기타 시만텍엔터프라이즈 볼트 10’ 제공하는 주요 기능들은 다음과 같다.

 

  • 비용 효율적인 기업 정보 저장: 이용 빈도가 낮은 정보의 경우 마이크로소프트 익스체인지, 쉐어포인트, IBM 로터스 도미노, 파일 서버와 같은 고비용의 1 스토리지나 서버 대신 사내 혹은 클라우드에 설치된 저렴한 스토리지로 이동시킨다.

 

  • 아카이브 컨텐트에 대한 최적화된 중복제거: 파일이나 메시지의 발생 횟수나 저장 장소에 상관없이 개의 사본만 저장해 정보를 효과적으로 아카이빙한다. 아카이빙 크기를 줄임으로써 장기적으로 총소유비용을 대폭 절감시켜 준다.

 

  • 유연한 .PST .NSF 마이그레이션: 기존 .PST .NSF 파일을 자동으로 찾아 아카이브로 이전하므로 파일에 저장된 정보를 효과적으로 제어할 있다. .PST .NSF 파일을 중앙에서 관리, e디스커버리 요구에 신속히 대처하면서 스토리지 비용과 윈도우 백업, 정보 위험을 줄일 있다.

 

  • 일관된 사용자 경험 제공: ‘엔터프라이즈 볼트 아웃룩, 노츠(Notes), 쉐어포인트 사용자가 기존에 이용하던 툴로 확장이 용이해 장소와 시간에 상관없이 모바일 기기를 통해 보관된 정보를 쉽게 이용할 있다.

 

  • 가이드 리뷰를 포함한 편리한 e디스커버리: 리뷰, 대화, 마킹 태깅을 포함한 고급 검색, 법적 증거 보존 분석 기능을 제공한다. 법적 증거 보존을 위해 관련 정보를 쉽게 보호하고, 감사 가능한 유연한 내보내기(export) 프로세스를 통해 자료 요청자에 제공함으로써 운영이 간소해진다.
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